会議を見直して会社の生産性を上げる

定例会議の進め方で、その企業の生産性を把握することができます。
生産性の低い会議の典型的な進め方はこんな感じです。

１）会議の場で「問題点の提示」があります。
「商品Ａにクレームが頻発しています」「今月は単月で営業赤字になりそう」など、会議出席者に対する事前の案内がなく、会議の場で初めて問題点が共有されます。

２）上長が問題の状況を理解するため、「問題点のヒアリング」を行います。
「なぜそんなクレームが起きてるのか？」「どの程度の赤字になりそうなのか？」など、問題点を明確化にするためのヒアリングが上長から行われます。
当事者が事実情報を掴んでいないと、「その件は調べておきます」と保留されます。

３）問題解決のための討議が始まります。
「商品Ａの出荷をすぐに止めるべきか」「来月に向けて新規開拓を強化したらどうか」など、意思決定のための討議が続きます。

生産性の低い会議では、事前に行うべき「問題点の共有」「問題点に関する事実確認」「問題点の解決案の立案」が会議の場で行われるため、長くなります。

それに対して、生産性の高い会議のやり方は、

１） 問題点とそれに関する事実情報を、定例会議の事前に上長や関係者に対して報告します。

２） 問題点に関する上長のヒアリングも会議の事前に行われます。

３） 会議の場では担当部門から、問題点に対する、暫定対策案（当面どうするのか）と恒久対策案（抜本的にどうするのか）が提示され、どの案を採用すべきか討議されます。

このように、生産性の高い会議では意思決定がなされ、合意形成とその後の役割分担などの調整が行われます。

このような会議の違いが起きる要因のひとつに「各部門、各担当者の当事者意識の希薄さ」が挙げられます。

「解決策は上層部が決めて、その指示に従う」という意識が担当者に根付いていると、自分の業務上の問題点について、本気で考え、対策を考える意識が希薄になります。

社長が社員に対して「当事者意識を持て」と言うだけでは効果はありません。社員が当事者意識を持って仕事を進める「仕組み」作りは社長の仕事だからです。

会議のやり方を見直せば会社は変わります。

米澤　裕一 /　合同会社バリューアップ
経営コンサルタントとして独立後、１年目でものづくり補助金で９０％の採択実績を残す。勝てる土俵で顧客提供価値を高め、補助金を活用した資金調達やボトルネックの改善によって、２００社以上の利益改善に貢献。